Management System Retail

Penambahan Modul Diskon POS :

1.         Diskon per item (diskon hemat) otomatis, yaitu diskon policy biasa nominal dan persentase dan ada masa periodenya.

2.         Diskon total otomatis. Pada saat setting diskon total otomatis ada pilihan default diskonnya (seperti ceklis 4 jenis pilihan diskon) apakah diskon yg akan diberikan dlm bentuk nominal atau persen, item barang, kupon atau voucher, dan potongan harga item tertentu. Untuk default diskon diluar nominal atau persen, jika total pembelanjaan sampai pada amount yg mndapat diskon total otomatis maka sebaiknya muncul alert akan diskon yg diperoleh.
Ket : jika diceklis diskon item barang atau potongan harga item tertentu maka muncul pilihan master barang yg menjadi objeck diskon (bonus).

3.         Diskon Quantity, misal beli 5 item barang yg sama maka akan mendapat diskon nominal atau persen, item barang, kupon atau voucher, potongan harga item tertentu. Seperti diskon total otomatis hanya saja disini yg mnjadi patokan diskon adalah pembelian terhadap total item barang tertentu dalam qutantity. B1G1 termasuk dalam diskon jenis ini, jadi utk B1G1 bukan ketika barang discan otomatis muncul 2 item barang namun lebih pada diskon quantity ini.

4.         Diskon total otomatis per kelompok item tertentu. Mirip seperti diskon total otomatis, hanya saja jika diskon total otomatis maka yg menjadi patokan diskon adalah total pembelanjaan dari seluruh produk sedangkan diskon total otomatis per kelompok barang maka yg menjadi patokan diskonnya adalah total pembelanjaan dari barang2 tertentu yang sudah ditentukan sebelumnya. Misal utk pembelanjaan produk2 unilever diatas nilai tertentu maka akan mendapat diskon. Default pilihan diskon sama seperti item nomor 2 dan 3.

5.         Diskon bertingkat otomatis

6.         Penjualan POS utk  customer tipe karyawan bisa  potong  gaji dgn menampilkan pilihan link employee. 
       Jurnalnya menjadi :  - Piutang karyawan 

                                                     -          Penjualan

7.         Penjualan POS utk customer tertentu (contoh anggota koperasi) bisa kredit dan ada termin. Jadi ketika transaksi POS diluar default customer maka ada pilihan tipe/level customer, jika yg dipilih level customer member (anggota koperasi) maka bisa transaksi credit dgn pilihan nama anggota. Dan diprint out ada nama anggota dan nomor anggota. Sifatnya sama seperti item nomor 6.

8.         Print out POS perlu adanya nomor struk yang tampil secara acak.

9.         Retur POS Menggunakan nomor struk yg tampil secara acak dan dilindungi password, Jadi ketika akan dilakukan retur kasir mengetik nomor struknya, kemudian muncul nama2 barang dari struk tsb (pilih barang mana yg diretur), kemudian muncul pilihan apakah atas retus tsb harus diganti dgn pembelian barang lain dgn harga minimal sama atau lebih besar atau kembalikan uang.

10.     Closeshift kasir perlu tambahan jumlah struk yg keluar.

11.     Daily close shift (bisa utk 2 shift dan bisa ukt 3 shift).

Untuk daily closeshift yg 3 shift maka pengakuan periode selama 1 hari yaitu pada saat kasir pertama buka hingga kasir ketiga tutup.

Misal :      kasir 1              : dari jam 07:00 AM hingga jam 02:59 PM

                 Kasir 2             : dari jam 03:00 PM hinga jam 10:59PM

                 Kasir 3             : dari jam 11:00PM hingga jam 06:59AM

Jadi pengakuan satu hari untuk retail yg menggunakan system 3 shift yaitu dari jam 07:00AM hingga jam 06:59AM hari berikutnya.

Maka pada setup periode ada pilihan jam utk menentukan periode selama satu hari.

Print out dari daily closeshift yaitu menampilkan total jumlah struk yg keluar selama 3 shift/ 2 shift, total penjualan (Rp), total pembayaran debit/credit card dengan tidak mengurangi yg ada sekarang.

Sedangkan untuk detail penjualan closeshift ada report khusus.

Penambahan di Trading yang akan berkaitan ke POS :

1.   Pada master part ada mapping part ke location, supplier, principal, brand, category, diskon regular (utk diskon pembelian ke supplier).

Untuk masing2 item barang dilink ke 2 supplier, supplier pertama sebagai supplier utama dan supplier kedua sebagai cadangan. Jadi ketika transaki PO, SI, ketika dipilih suppliernya otomatis muncul barang2 yg telah di mapping ke supplier tsb.

2.   Pada Part master dibuat Multi price (harga jual) untuk masing2 item barang. Dimana multi price ini akan ditujukan utk tiap2 tipe customer, apakah dia customer lepas, customer member card, karyawan internal. Maka sebelumnya di menu customer ada setup utk menentukan tipe/ level customer. Dimana tipe/ level customer ini nanti akan ditampilkan pilihannya pada saat transaksi di POS meskipun sebagai defaultnya adalah customer lepas (umum).

3.   Pada Part master juga perlu ada input data utk :

1.      MQ = Maximum Quantity,

Yaitu bukan batasan utk menentukan jmlah item terbanyak digudang tetapi adalah untuk menentukan batasan Reorder Point (Pemesanan/PO  kembali).

MQ akan terisi secara otomatis dengan rumusan : MQ = AS x (OP+LT+SF) + Min

2.      AS = Average Sales (Rata2 penjualan perhari selama 3 bulan terakhir)

Didalam AS ini perhitungan harinya tidak termasuk untuk hari libur dan stock kosong.

Setiap GL process maka secara otomatis AS akan disesuaikan dengan penjualan selama 3 bulan terakhir.

3.      OP = Order periode

Yaitu periode pesanan (PO) kembali dalam satuan hari.

4.      LD = Lead time

Yaitu waktu tenggang dari pemesanan barang hingga barang sampai ke tempat/ gudang.

5.      SO = Safety Stock

Yaitu stok aman dalam satuan hari.

6.      Min = Minimum Stock

Yaitu stok yang harus tetap ada di pajangan.

7.      FO = Fraction Order

Yaitu kelipatan minimal quantity setiap pemesanan kembali.

4.      Import data part master yang ada multipricenya per tipe/level customer,  juga sekaligus mapping ke supplier dan diskon regular.

5.      Cost price part tidak bisa diedit di transaksi, hanya bisa di edit dari part master.

6.      Ada menu import set up/ update part master untuk perubahan harga, diskon regular (u/ PO), location, mapping ke supplier, category. Juga ada report utk tiap2 barang yang mengalami perubahan tsb khusunya harga.

7.      Import location termasuk child location.

8.      Import Customer beserta tipe/ levelnya.

9.      Menu diskon otomatis utk PO, sama seperti diskon otomatis utk POS hanya saja utk pembelian.

10.  Proses PO otomatis,

Ketika sudah sampai pada hari OP (order period), maka muncul alert u/ membuat PO kembali. Kemudian secara otomatis muncul nama2 supplier yg Stock Akhir (SA) item barangnya di stock card kita ada yg sudah mencapai minus MQ. Lalu pilih suppliernya – process, maka muncul nama2 barang yg telah di mapping ke supplier tsb utk dipesan kembali. Perlu diingat barang2 yg muncul adalah hanya barang2 yg Stock Akhirnya (SA) minus MQ. Untuk barang2 yg Stock Akhirnya sama dengan MQ atau MQ-SA=0 maka item barangnya tidak muncul.

Besaran quantity tiap2 barang yg akan di buat POnya adalah dengan rumusan :

PO = MQ – SA

Misal : MQ = 50, SA = 13, FO = 10

jadi : PO = 50 – 13

         PO = 37 pcs

         PO = 30 pcs

Disebabkan FO=10 pcs, maka besaran quantity barang yg dipesan kembali adalah sebanyak 30 pcs, yakni hasil pembulatan kebawah dari kelipatan 10.

Apabila PO=0 maka item barang otomatis tidak muncul.

Perlu diingat SA (Stock Akhir) yang diambil dari perhitungan ini adalah stock akhir 1 hari sebelumnya.

Sebaiknya ditambahkan modul utk perkalian quantity PO. Misal ada tombol ceklis kelipatan 2 atau kelipatan 3, sehingga qty yg shrusny dipesan 30 pcs berubah mnjadi 60pcs. Hal ini utk mengantisipain lonjakan permintaan pada hari besar. Selain itu saldo qty dari PO tsb jg masih bisa di edit secara manual selama belum diconfirm.

PO yg sudah diconfirm maka tidak bisa di edit lagi, jika ada perubahan atau kesalahan maka harus buat PO baru. Caranya dengan menggunakan modul Recall PO.

Misal PO nomor 001 ada kesalahan, maka harus buat PO baru mnggunakan Recall PO, maka otomatis muncul PO baru dgn nomor 002 dan isinya semuanya sama dgn PO nomor 001. Sedangkan PO nomor 001 secara otomatis statusnya berubah menjadi cancel, namun PO 001 tetap tersimpan di sistem dgn status cancel. Dan ada report utk menampilkan semua PO dgn status cancel. PO dgn status cancel tidak bisa di delete.

Modul Recall PO ini juga akan digunakan apabila DO yg dikirim supplier berbeda dgn PO yg dibuat.

11.  GRN dan SI yang dari PO tidak bisa di edit. Pengeditan hanya dari PO.

12.  Master Customer ada menu untuk menentukan tipe/ level customer yang akan berkaitan dengan multi price di partmaster dan POS.

13.  Ada menu sinkronisasi untuk data pusat dan cabang.

14.  Ada wizard untuk set up awal penggunaan bonastoco.

15.  Stock opname keyboard base (mouse less) dan pada saat stock opname semua transaksi di block.

 
Berikut langkah2 stock opname :

1.  Pemilihan item barang yg akan diopname berdasarkan lokasi :            
     - all

          - by rack/ location
          - Part group/ category

      2.  Cetak kertas kerja, dgn kondisi blm diadjust.

No.	Barcode	Nama barang	Qty			Total Qty
			1	2	3

3. Input  opname real quantity (status tidak terconfirm) bisa diedit.

No.	Barcode	Nama barang	Total Qty

4.  Print draft opname

No.	Barcode	Nama barang	Stock	Input	Selisih

5.  Edit

6.      Print report

No.	Barcode	Nama barang	Stock	Input	Selisih	Selisih rupiah (harga terakhir)

7.       Confirm

16.  Pada saat akan set up awal bonastoco ada pilihan jenis perusahaan apakah trading, manufaktur, jasa, retail,  koperasi, dll. Dimana setiap jenis perusahaan tsb memiliki menu yg berbeda2 (dikhususkan).